Het klinkt zo onschuldig. "Mag ik je snel wat vragen?" Even een appje van een cursist, even een vraag van iemand uit je team. Je typt het antwoord, je gaat weer verder. Geen probleem, toch?
Behalve dat het de tiende keer die dag is. En dat elk "snel" vraagje veel meer kost dan de dertig seconden die je erin stopt.
De echte kosten zitten niet in de vraag
Ze zitten in de onderbreking. Je was net ergens diep in, en die concentratie is weg zodra je van onderwerp wisselt. Onderzoek naar focus laat keer op keer zien dat het minuten kost om weer terug te komen waar je was. Tel dat op bij tien vragen per dag, en je begrijpt waarom je 's avonds het gevoel hebt dat je druk was maar niks áf hebt.
Het sluipt erin. Je merkt niet dat je een halve werkdag per week aan losse vragen kwijt bent, want het gebeurt in stukjes van dertig seconden.
Hoe jij ongemerkt de bottleneck werd
Als jouw bedrijf groeit, komt iedereen bij jou voor antwoorden. Je klanten, je cursisten, je team. Dat voelt goed, want je bent betrokken en je helpt graag. Maar het betekent ook dat het bedrijf stilvalt zodra jij er even niet bent. Jij bent het kloppende hart van alle kennis, en dat hart kan niet op vakantie.
Neem Linda van By Linn. Haar bedrijf groeide, het assortiment werd groter en het aantal vragen mee. Meerdere mensen gaven antwoord, en juist daardoor werd het advies soms inconsistent. De kennis zat in Linda's hoofd, dus bleef zij het aanspreekpunt, hoeveel handen ze er ook bij haalde.
Van bottleneck naar overzicht
De oplossing is niet harder werken of nóg iemand aannemen. De oplossing is je kennis beschikbaar maken zonder dat jij er telkens zelf bij hoeft te zitten. Bij Brenda van Keep Moving leverde dat iets op dat er met losse aanpakken nooit was: overzicht. Klantgeschiedenis op één plek, een doorzoekbare bibliotheek, niks dat meer verdwijnt in een chatgeschiedenis of je hoofd.
Jij hoeft niet altijd beschikbaar te zijn. Je kennis wel.
Dat is het verschil tussen de bottleneck zijn en de visionair blijven. Zodra de herhaalvragen ergens anders worden opgevangen, houd jij tijd en hoofdruimte over voor het werk dat alleen jij kunt doen: nadenken, bouwen, vooruitkijken.
Denise Knapen
Oprichter Studio Denise · automatiseert werk dat elke week terugkomt
Denise Knapen is de oprichter van Studio Denise in Zutphen. Zij automatiseert werk dat elke week terugkomt bij ondernemers. Dat doet zij door hun eigen kennis te bundelen tot een chatbot, een dashboard of een slimme automatisering. Voordat zij dit deed werkte zij jaren in de kinderopvang. Daar legde zij de hele dag hetzelfde uit aan ouders, collega's en kinderen, steeds op een andere manier. Dat is precies wat een goede assistent moet kunnen. Alles wat hier staat bouwt zij zelf, van de kennisbank tot de laatste knop.